Beratungsprotokoll

Was ist ein Beratungsprotokoll?

Ein Beratungsprotokoll ist die schriftliche oder digitale Dokumentation eines Beratungsgesprächs zur Krankenversicherung. Es entsteht, wenn dich ein Versicherungsvermittler berät und danach einen Antrag bei einer Kasse einreicht. Das Protokoll hält fest, wann das Gespräch stattfand, wer daran beteiligt war, wie der Kontakt zustande kam und welche Informationen du erhalten hast.

Das Protokoll hat zwei Aufgaben. Es schützt dich, weil es festhält, dass du vor dem Antrag korrekt informiert wurdest und nicht durch einen unerwünschten Werbeanruf zum Termin kamst. Und es ist die Voraussetzung dafür, dass die Kasse den Vermittler für den Abschluss entschädigen darf. Ohne Protokoll keine Vermittlerprovision.

Die Regel gilt für die Grundversicherung nach KVG und für Zusatzversicherungen nach VVG. Sie betrifft Vermittler, die im Auftrag von Kassen tätig sind, und ungebundene Vermittler, die von einer Kasse entschädigt werden.

So funktioniert es

Die Mindestinhalte stehen in Ziffer 8.2 der Branchenvereinbarung Vermittler vom 22.03.2024. Das Protokoll umfasst mindestens:

1. das Datum der Beratung,
2. die Namen der Kundinnen und Kunden und der Beratungspersonen,
3. die Bestätigung, dass der Beratungstermin, der zum Antrag geführt hat, nicht aus einer telefonischen Kaltakquise stammt,
4. die Bestätigung der Informationen nach Art. 45 VAG,
5. die Zustimmung der Kundin oder des Kunden und der Beratungsperson oder des verantwortlichen digitalen Betreibers, per Originalunterschrift oder digital.

Die Informationen nach Art. 45 VAG muss dir jeder Vermittler geben, bevor du einen Vertrag beantragst: Name und Adresse, ob er gebunden oder ungebunden vermittelt (und falls gebunden, für welche Versicherer), wo du dich über seine Aus- und Weiterbildung informieren kannst, wer für Fehler haftet und wie deine Personendaten bearbeitet werden.

Der Vermittler reicht das Protokoll mit dem Antrag bei der Kasse ein. Fehlt es oder entspricht es nicht den Mindeststandards, darf die Kasse keine Entschädigung zahlen. Für die Grundversicherung ist diese Entschädigung zusätzlich begrenzt: höchstens CHF 70 variable Entschädigung je versicherte Person (Ziff. 9.1.1 der Vereinbarung, ebenfalls allgemeinverbindlich).

Rechtliche Grundlage

Art. 19b Abs. 1 Bst. f KVAG und Art. 31a Abs. 1 Bst. f VAG erlauben den Versicherern, in einer Vereinbarung die Erstellung und Unterzeichnung von Beratungsprotokollen zu regeln. Auf Gesuch von Versicherern, die mindestens 66 % der Versicherten beziehungsweise der Prämien vertreten, kann der Bundesrat diese Regeln allgemeinverbindlich erklären.

Das hat er mit Wirkung ab 01.09.2024 getan: Art. 35b KVAV mit Anhang 2 für die Grundversicherung und Art. 190e AVO mit Anhang 7 für die Zusatzversicherung erklären Teile der Branchenvereinbarung vom 22.03.2024 für alle Kassen verbindlich, darunter Ziff. 8.2 Abs. 1: Anträge von Vermittlern werden nur entschädigt, wenn ein Beratungsprotokoll nach den definierten Mindeststandards beiliegt. Die Liste der Mindestinhalte steht in der Vereinbarung selbst. Verstösse werden nach Art. 54 Abs. 3 Bst. h KVAG mit Busse bis CHF 100'000 bestraft, fahrlässig bis CHF 20'000 (Art. 54 Abs. 4 KVAG). In der Zusatzversicherung gilt Art. 86 Abs. 1bis und 2 VAG: bis CHF 100'000, fahrlässig bis CHF 50'000. Die Aufsicht liegt beim BAG für die Grundversicherung und bei der FINMA für die Zusatzversicherung.

Beispiel: Beratung zu Grund- und Zusatzversicherung

Sara, 32, meldet sich über das Kontaktformular eines Vermittlers, weil sie ihre Grundversicherung wechseln und eine Spitalzusatzversicherung prüfen will. Nach dem Gespräch erhält sie das Protokoll digital zur Bestätigung.

Was bedeutet das für dich?

• Protokoll lesen: Prüfe Datum, Namen und die Angabe zur Herkunft des Termins, bevor du zustimmst.
• Kopie verlangen: Bewahre das Protokoll zusammen mit der Offerte und dem Antrag auf.
• Vergleichen ohne Beratung: Prämien der Grundversicherung vergleichst du selbst im Prämienrechner, die Kassen im Überblick unter Krankenkassen. Einen Wechsel kannst du selbst auslösen, der Ablauf steht unter Krankenkasse wechseln.
• Beratung nur auf Wunsch: Fragst du auf dieser Plattform eine Beratung an, berät die Betreiberin FinanceRock GmbH als ungebundene Vermittlerin. Die Angaben nach Art. 45 VAG stehen in der Vermittlerinformation, das Geschäftsmodell unter Offenlegung.

Häufige Fehler

• Blind unterschreiben. Mit deiner Zustimmung bestätigst du auch die Herkunft des Termins und den Erhalt der Informationen.
• Kaltakquise bestätigen. Hat dich jemand ungefragt angerufen, stimmt die Bestätigung im Protokoll nicht.
• Protokoll mit Vertrag verwechseln. Das Protokoll dokumentiert die Beratung; der Vertrag entsteht erst mit Antrag und Annahme durch die Kasse.
• Keine Kopie behalten. Ohne Kopie kannst du später nicht belegen, was besprochen wurde.